Jak skutecznie zarządzać zespołem, który pracuje zdalnie?

Praca zdalna w firmie, która do tej pory działała w biurze, wymaga pewnych zmian. Obejmują one również sposoby zarządzania zespołem. Do tej pory mogłeś zorganizować burzę mózgów i każdy problem przegadać osobiście z pracownikiem, a teraz twoi podwładni pracują w domowym zaciszu? Zastanawiasz się, jak nimi zarządzać, kiedy nie możecie się spotkać osobiście? Jak utrzymać integrację w rozproszonym zespole? Przeczytaj nasz poradnik.

Komunikacja to klucz do udanej współpracy. Również tej zawodowej

Komunikacja jest najważniejszym składnikiem udanej współpracy. Tym bardziej w relacji zdalnej, gdzie nie ma miejsca na wymianę informacji w przerwie na lunch czy mijając drugą osobę w korytarzu. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem pracy zdalnej lub jak najszybciej po jej rozpoczęciu ustal, w jaki sposób będziesz komunikować się ze swoim zespołem i jakie cele musicie osiągnąć w najbliższym czasie.

Ogromnym ułatwieniem w sprawnej komunikacji zdalnej są aplikacje do zarządzania projektami. Jako platformę służącą do codziennego kontaktu możesz wykorzystać Slack, Asanę czy Trello. Warto wziąć pod uwagę również Skype’a a nawet Messengera. Pamiętaj, że komunikacja w zespole rozproszonym jest bardzo ważna. To bowiem pierwsze miejsce, które może szybko stać się problemem. Każdy w zespole powinien znać narzędzie, w którym od tej pory będziecie się komunikować i regularnie z niego korzystać. Więcej o narzędziach, które sprawdzą się przy pracy zdalnej przeczytasz w tym artykule.

Wasza współpraca wymaga spotkań całego zespołu? To również da się zorganizować na odległość! Możesz do tego wykorzystać narzędzie ClickMeeting, które umożliwia m.in. udostępnianie pulpitu, automatyczny streaming czy zadawanie pytań na czacie podczas spotkania online. Organizując spotkanie przez internet, ważne jest, aby wszyscy pracownicy zobowiązali się do obecności o wyznaczonej godzinie i pełnym skupieniu na rozmowie. Pamiętaj jednak, że możesz wymagać stuprocentowego zaangażowania jedynie wtedy, gdy spotkanie ma jasno określoną agendę i mieści się w zamkniętych ramach czasowych.

Praca zdalna nie musi być nieefektywna! Nie kontroluj pracy podwładnych, a jej efekty

Zacznijmy od tego, że praca zdalna sama w sobie wiąże się z kredytem zaufania do pracownika. Jeśli nie ufasz swoim podwładnym, nic dobrego z tego nie wyjdzie. Ciągły nadzór może bowiem przynieść negatywne skutki. Osoba kontrolowana non stop zacznie w końcu pracować tak, jak ją traktujesz – a więc jak dziecko, które działa, gdy patrzysz, a jeśli tego nie robisz – robi co chce. Kontrola może też pozbawić pracowników kreatywności i umiejętności samodzielnego podejmowania decyzji.

Pamiętaj – nic nie zyskasz, jeśli zabronisz podwładnym korzystania z Facebooka czy YouTube – w końcu nikt z nas nie jest skupiony na 100% przez bite 8 godzin. Zarówno w domu, jak i w biurze. A może muzyka pomaga pracownikom się skupić i dzięki niej pracują bardziej efektywnie?

Dlatego nie kontroluj samej pracy, a jej efekty. Pozwól pracownikom realizować cele w taki sposób, jaki w ich przypadku będzie skuteczny. Pozwól im szukać rozwiązań. Szybko zauważysz, że stają się bardziej kreatywni. Jeśli będziesz odpowiednio komunikował się z zespołem i w wyraźny sposób akcentował cele, zamiast skupiać się na ilości wykonanej pracy, szybko zauważysz wzrost produktywności. Jak się w tym nie pogubić? Ustal system raportowania, który pomoże ci sprawdzać, czy praca posuwa się naprzód. Dzięki temu twoi podwładni będą wiedzieć, że w określonym czasie powinni wykonać dane zadania i nie będą odkładać ich na później, a ty będziesz mieć świadomość na czym stoisz bez konieczności śledzenia ich każdego kroku podczas pracy z domu.

Strona internetowa wraz z obsługą. Zobacz szczegóły. >>

Integracja jest ważna. Jak utrzymać bliskie relacje, gdy każdy pracuje z domu?

Jednym z wyzwań, które napotykają pracownicy zdalni, jest nawiązanie i utrzymanie przyjaźni w pracy. Barierą jest w tym przypadku brak bezpośredniego kontaktu i codziennych spotkań twarzą w twarz. Badania opublikowane przez Personnel Psychology potwierdzają, że osoby nawiązujące bliskie więzi z kolegami z pracy, są bardziej zaangażowane i szczęśliwsze. Pracownicy zdalni częściej zaś czują się samotni i odizolowani*. Jak temu zapobiec?

Przenieś poprzednie sposoby integracji na online! Wcześniej mieliście w zwyczaju wychodzić na obiad? Zorganizujcie wspólny posiłek na czacie. Brakuje wam rozmów o postępach w codziennej pracy? Piszcie o tym, jakie problemy czy wyzwania napotykacie podczas pracy zdalnej, inspirujcie się i motywujcie do działania. Podczas spotkań firmowych z pewnością graliście w kręgle, bilard czy planszówki. Nic nie stoi na przeszkodzie, by również te aktywności przenieść do wirtualnego świata! Wykorzystaj do tego platformy gier online.

Powyższe przykłady mogą wydawać się głupie, jednak są skuteczne! Dzięki tym działaniom utrzymasz więzi w zespole, a te zwiększają zaangażowanie i chęć poświęcenia dla firmy. Pamiętaj – pracując zdalnie, nadal jesteście zespołem. Jedyną zmianą jest miejsce, z którego pracujecie. Zgrany zespół może rozwiązać razem największe problemy, jeśli jednak każdy pracownik będzie pozostawiony sam sobie, może się okazać, że wspólna praca staje się coraz trudniejsza.

Nie zapominaj, że jesteś szefem. Motywuj i wspieraj pracowników również online

Jeśli twój zespół od początku pracował zdalnie, prawdopodobnie wspólne działanie w tym trybie nie sprawia mu większych problemów. Ludzie, którzy dotychczas wykonywali pracę tylko w biurze, mogą jednak odczuć spadek wydajności i zaangażowania, szczególnie, jeśli nie są odpowiednio przygotowani do nagłej zmiany sposobu wykonywania swoich obowiązków. Dla takich pracowników problemem może być m.in. brak bezpośredniego wsparcia ze strony menedżerów i konieczność całkowicie samodzielnego radzenia sobie z obowiązkami.

Jak ich wspierać? Jak już wspomnieliśmy wcześniej, podczas pracy zdalnej bardzo ważna jest komunikacja. Pamiętaj, twój zespół musi mieć pewność, że może się z tobą skonsultować, a jego pytania czy wątpliwości zostaną zawsze wysłuchane. Jeśli twoi podwładni musieli nagle zacząć pracować z domu, postaraj się podejść do ich wysiłków z empatią i poznać ich obawy. Zapytaj ich, jak radzą sobie z obowiązkami. Uważnie wysłuchaj odpowiedzi i krótko ją sparafrazuj, by mieć pewność, że prawidłowo ją zrozumiałeś.

Pamiętaj, że skuteczni liderzy stosują dwutorowe podejście – z jednej strony przyjmują do wiadomości niepokój i stres odczuwany przez podwładnego, a z drugiej – podkreślają zaufanie, jakim darzą swój zespół, korzystając z takich zwrotów, jak „damy radę” czy „poradzimy sobie, także w tym trudnym okresie”. Dzięki twojemu wsparciu pracownicy chętnie podejmą wyzwania, ponieważ będą mieć poczucie celu i ukierunkowania. Ważne jest również to, aby podczas pracy zdalnej nie zapominać o nagradzaniu ich za dobrą pracę. Twój pracownik osiąga dobre wyniki? Powiedz mu o tym lub pochwal na wspólnym czacie, a z pewnością zmotywujesz go do dalszej pracy.

 

Źródło: https://onlinelibrary.wiley.com/