Jak zorganizować event online?

Nowa sytuacja sprawiła, że trzeba było przeorganizować dotychczasowe działania. Zmieniająca się w szybkim tempie rzeczywistość sprawdziła, czy potrafimy szybko dostosować się do nowych warunków. Firmy stanęły przed nieoczekiwanymi wyzwaniami, w tym także wyzwaniem dotyczącym organizacji eventów. Większość tradycyjnych wydarzeń została odwołana. Jak odnaleźć się w nowej rzeczywistości? Jest na to sposób, można zorganizować event zdalnie. Poznaj wskazówki, jak to zrobić.

Jak się przygotować?

Okazuje się, że w marcu i kwietniu 2020 roku w Polsce zostało odwołanych aż 97% eventów – takie wyniki zaprezentowano w badaniu Stowarzyszenia Branży Eventowej. Organizacja tradycyjnego wydarzenia na dużą skalę jest obecnie niemożliwa, ale wystarczy, że sięgniesz po możliwości, jakie dają nowe technologie. Skoro nie można organizować eventów w wynajętych przestrzeniach, możesz to zrobić bez wychodzenia z domu.

W kwestii sprzętowej tak naprawdę potrzebny jest jedynie dostęp do Internetu oraz laptop z kamerą i mikrofonem lub smartfon. Tyle wystarczy, by zrobić jednostronny stream lub wideokonferencję dla określonego grona uczestników.

Zastanawiasz się, co z oprawą wydarzenia? Czy musisz przygotowywać specjalną scenografię? Jakie tło wybrać do nagrywania? Nie, nie musisz sięgać po skomplikowane rozwiązania, ale jeśli nie chcesz pokazywać się na tle nudnej, białej ściany lub nie zdążysz posprzątać domowego bałaganu, możesz skorzystać z opcji gotowego tła lub stworzyć je samodzielnie. Taką możliwość oferuje wiele narzędzi do wideokonferencji. Dzięki temu nie tylko ukryjesz to, czego nie chcesz pokazać światu, ale przy okazji urozmaicisz oprawę wydarzenia dobrze dopasowanym tłem, np. z logo firmy.

Skorzystaj z narzędzi do wideokonferencji

Ostatnie miesiące sprawiły, że nasze życie w większości przeniosło się do sfery online. Wiele osób, które nie były przekonane do zdalnej komunikacji, już nie ma obaw, by korzystać z nowych technologii. Narzędzia dostępne w sieci pozwalają zarówno na prowadzenie rozmów, jak i profesjonalnych szkoleń i kursów online. Platformy tego typu można wykorzystać również do organizacji eventu, ale w formie streamu lub wideokonferencji z wybraną grupą uczestników. 

Narzędzia te mają wiele zalet. Pozwalają na pozyskanie uwagi, jak i komunikację niczym podczas tradycyjnego spotkania. Dzięki formie wideo możesz przekazać nie tylko treści, ale także emocje, dzięki czemu budujesz więź z odbiorcami. Możesz wytłumaczyć dany problem, nie tylko opisując dane zagadnienie, ale także posługując się prezentacją udostępnioną wszystkim uczestnikom. Masz możliwość zaangażowania odbiorców do zadawania pytań czy rozpoczęcia dyskusji. O narzędziach do wideokonferencji przeczytasz więcej w tym artykule.

Wykonaj darmowy audyt strony i popraw jej widoczność w wyszukiwarce. Wykonaj teraz>>

Duży czy mniejszy event?

Możesz zorganizować jednostronny stream, który obejrzy szerokie grono odbiorców. Jeśli zdecydujesz się na streamowanie, postaraj się, by nie był to jednak nużący przekaz i nawiąż relację z uczestnikami. Pomoże w tym technologia live chat z moderatorem, który aktywnie monitoruje pojawiające się wpisy i wybiera najciekawsze. Mogą to być zarówno pytania, jak i uwagi od widzów. Uczestnicy lepiej zaangażują się w wydarzenie, a ty będziesz mógł na bieżąco reagować.

Istnieje możliwość zorganizowania eventu w formie wieloosobowej konferencji. Wówczas liczba uczestników jest ograniczona, ale taka opcja pozwala na większą interakcję oraz poczucie intymności. Przekaz takiego eventu jest też bardziej skuteczny. Na bieżąco możesz widzieć reakcję wszystkich uczestników biorący udział wydarzeniu i na tej podstawie zdecydować, jak pokierujesz całe swoje wystąpienie. Łatwiej też nawiążesz dyskusję.

Jak przyciągnąć uwagę?

Jeśli nie wystarcza ci zwykły stream, możesz pokusić się o bardziej niecodzienne rozwiązania. Jeśli masz możliwości sprzętowe, możesz poprowadzić stream z kilku kamer, co doda dynamiki. Możesz sięgnąć po możliwości streamu 360, które umożliwiają jeszcze większe zanurzenie w prezentowane treści. Już teraz powstają platformy do spotkań w wirtualnej rzeczywistości. Przykładem jest Facebook Horizon, który obecnie dostępny jest w wersji beta. Za pomocą gogli VR można przenieść się do stworzonej przez siebie przestrzeni i wejść w interakcje z innymi użytkownikami.

By wydarzenie zapadło w pamięć uczestników, możesz zaoferować im opcje ekstra. Każdy, kto weźmie udział w wydarzeniu, będzie mógł otrzymać kupon na wybrane usługi, może to być np. voucher na jedzenie w dostawie. To taka namiastka cateringu, który jest serwowany podczas wielogodzinnych eventów.

Oczywiście nie zapomnij o promocji swojego eventu. Działaj w Social Mediach i zachęcaj do udziału w wydarzeniu. Aktywuj swoich obserwatorów do komentowania. Stwórz wydarzenie na Facebooku. Zapisz się do grup tematycznych i wymieniaj się doświadczeniami.

Źródło: SBF