Konferencje, szkolenia. Jak wygląda organizacja wydarzeń biznesowych?

Wydarzenia branżowe to ważny element funkcjonowania biznesu. Prowadzisz firmę i chcesz zorganizować spotkanie biznesowe? Zawodowo zajmujesz się organizacją szkoleń, konferencji lub kongresów? Przedstawiamy wskazówki dla organizatorów wydarzeń przygotowane na podstawie wytycznych Ministerstwa Rozwoju oraz Głównego Inspektora Sanitarnego.

Ilu uczestników może wziąć udział w wydarzeniu?

Na ten moment dozwolone są zgromadzenia do 150 osób. Jako organizator wydarzenia musisz kontrolować liczbę uczestników przebywających na terenie organizowanej konferencji czy szkolenia,

Jakie zasady bezpieczeństwa i higieny należy wdrożyć?

Jako organizator wydarzenia jesteś zobowiązany m.in. do:

• Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dotyczących COVID - 19 na danym wydarzeniu.
• Gromadzenia danych osobowych i kontaktowych wszystkich uczestników wydarzenia (po uzyskaniu ich zgody) – jest to ważne, gdyby u kogoś zostało stwierdzone zakażenie koronawirusem.
• Przygotowania nowego regulaminu uwzględniającego nowe procedury oraz poinformowaniu o nim wszystkich uczestników – uczestnicy wydarzenia muszą uzyskać informację od organizatora, że w razie wystąpienia objawów, nie mogą przyjść na wydarzenie. Ponadto nie zaleca się, by w spotkaniu brały udział osoby powyżej 70 roku życia i posiadające choroby przewlekłe.
• Zapewnieniu mierzenia temperatury u uczestników i pracowników obsługi (za ich zgodą). 

Jeśli w spotkaniu, szkoleniu czy konferencji będzie brało minimum 50 osób, jako organizator jesteś zobowiązany do zapewnienia w miejscu wydarzenia zespołu ratownictwa medycznego przeszkolonego w zakresie COVID -19.

Poza tym musisz zagwarantować m.in. dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk dostępne dla uczestników, a także zapewnić regularne czyszczenie powierzchni wspólnych oraz wietrzenie pomieszczeń.

Czy uczestnicy i pracownicy muszą nosić maseczki?

Tak, noszenie maseczek lub przyłbic oraz rękawic jest obowiązkowe dla:

• uczestników
• pracowników obsługi
• dostawców wydarzenia

Obowiązkiem jest także dezynfekcja dłoni przed wejściem na teren wydarzenia.

Zastanawiasz się, czy uczestnicy muszą sami przynieść własne maseczki lub rękawiczki? Nie. Wśród wytycznych znajduje się zapis, że jako organizator eventu musisz zapewnić odpowiednią ilość środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników.

Chcesz zwiększyć ruch na stronie? Zbudować zaufanie klientów? Doradzimy Ci, jak to zrobić. Sprawdź>>

Jak zorganizować przestrzeń – wejście, scenę, miejsca siedzące?

W miarę możliwości powinieneś zapewnić bezdotykowe wejście na teren wydarzenia, np. drzwi powinny pozostać otwarte lub otwierać się automatycznie. Osoby nie mogą gromadzić się przy wejściu – należy dopilnować, by oczekiwały w kolejce z zachowaniem 2-metrowej odległości.

W kwestii ustawienia sceny oraz krzeseł należy zachować 2-metrowy odstęp. Musisz zadbać o usadzenie gości i oznaczenie miejsc – uczestnicy nie mogą sami zajmować krzeseł.

Wyjście powinno być przygotowane w innym miejscu niż wejście na wydarzenie i wyraźnie oznaczone.

Jak zorganizować takie punkty jak szatnia, strefa gastronomiczna?

Jeśli jest to możliwe, tak zorganizuj szatnię, by uczestnicy mogli samodzielnie wieszać swoje ubrania – najlepiej co drugi wieszak. Gdy nie ma takiej możliwości, zadbaj o zwiększenie liczby personelu obsługującego. Wydawane numerki powinny być jednorazowe. Oczekiwanie w kolejce do szatni również musi odbywać się z zachowaniem 2 metrów odległości.

W kwestii serwowania posiłków – nie ma możliwości serwowania ich w formie bufetu, posiłki są przynoszone przez obsługę.

Jak prowadzić rejestrację na event?

Zaleca się wprowadzenie rejestracji online na wydarzenie i wcześniejsze wydawanie identyfikatorów potwierdzających tożsamość. W przypadku funkcjonowania recepcji należy ograniczyć czas przebywania uczestników na jej terenie do minimum – w oczekiwaniu na rejestrację również należy zachować 2 metry odstępu. Lada w punkcie recepcyjnych musi być dezynfekowana nie rzadziej niż co godzinę.

Więcej dowiesz się na: gov.pl