Jak wybrać biuro rachunkowe?

Rynek usług księgowych jest wyjątkowo konkurencyjny. Choć firm świadczących pomoc rachunkową dla przedsiębiorców jest dużo, czasem trudno znaleźć taką, która odpowiadałaby naszym oczekiwaniom. Oto kilka rad jak szukać właściwego biura rachunkowego. Biura rachunkowe prowadzą już nie tylko ewidencje dla celów podatków, czyli rozliczają księgi handlowe czy podatkową księgę przychodów i rozchodów. Coraz częściej korygują błędy innych biur, weryfikują i sporządzają umowy, reprezentują podatnika w postępowaniach przed urzędami. Dlatego warto wybrać solidne biuro rachunkowe.

Czy usługi księgowe są bezpieczne? 

Podpisanie umowy z biurem rachunkowym w żadnym stopniu nie ogranicza odpowiedzialności przedsiębiorcy za ewentualne błędy i niedopatrzenia, które wykryje fiskus. Współpraca ze specjalistą księgowym polega na udzieleniu mu pełnomocnictwa do sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu zleceniodawcy. Jednak to przedsiębiorca nadal ponosi konsekwencje, które wiążą się np. z błędnymi zapisami w księgach. Nie znaczy to, że pracownicy biura rachunkowego są bezkarni. Odpowiadają za wyrządzone szkody na podstawie sporządzonej umowy, a bezpieczeństwo klientów zapewnia obowiązkowa polisa OC. W związku z tym, jeżeli klient ucierpi w wyniku błędów biura rachunkowego, może domagać się odszkodowania. 

Do tej pory, by zarabiać na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych należało mieć imienny certyfikat wydawany przez Ministra Finansów. Po nowelizacji ustawy i tzw. deregulacji nie będzie on potrzebny. Warto więc zwrócić uwagę, czy biuro, któremu chcemy zlecić swoje rachunki, posiada obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. 

Wsparcie merytoryczne

Dobrze jest też zorientować się, jaka jest długość i zakres wsparcia merytorycznego i jaką tematykę obejmuje. Im bardziej elastyczny czas pracy, tym większa szansa, że klient uzyska wsparcie. Nie bez znaczenia jest też kwestia optymalizacji kosztów firmowych. Przedsiębiorcy wymagają od biura księgowego nie tylko prawidłowego prowadzenia rachunków. Coraz częściej pojawiają się zapytania o to, jak w granicach prawa obejść pewne uregulowania. I w tym skutecznie ma pomóc dobre biuro księgowe. 

Zbudujemy Ci stronę, która sprzedaje. Sprawdź jak.>> 

Dostęp do dokumentów

Warto sprawdzić, czy łatwo będzie odzyskać dokumentację, którą przekazaliśmy do biura rachunkowego. Czasem potrzebujemy mieć dostęp do konkretnej faktury czy innego dokumentu złożonego wcześniej w biurze rachunkowym. Najlepiej, jeśli będziemy mogli te materiały otrzymać drogą elektroniczną. 

Formy komunikacji

Sprawnie działające biura rachunkowe pozwalają wysyłać dokumenty kurierem lub pocztą elektroniczną, mają narzędzia do fakturowania z podglądem online, co pozwala na bieżąco śledzić operacje księgowe. Takie rozwiązania redukują koszty związane z dojazdem. Jeśli przedsiębiorca woli jednak osobisty kontakt, warto wybrać biuro, które ma dogodną lokalizację, niedaleko firmy lub domu. 

Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego

Trzeba zwrócić uwagę, jaki zakres odpowiedzialności przewiduje umowa z biurem rachunkowym. Najtańsze biura rachunkowe zwykle nie oferują reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędami. 

Nie zawadzi też sprawdzić, czy wytypowane do współpracy biuro rachunkowe należy do organizacji branżowych. Najbardziej szacowne to Stowarzyszenie Księgowych w Polsce.

Opinia o biurze rachunkowym

Niewątpliwie jednym z najlepszych modeli wyboru biura rachunkowe są rekomendacje klientów. Dobrze, jeśli będą to polecenia pisemne. Opinie na temat rzetelności danej firmy często są dostępne w internecie. Trzeba jednak wiedzieć, że akurat takie rekomendacje trudno zweryfikować, ponieważ w sieci dużo komentarzy pisanych jest anonimowo. Zdecydowanie najlepsze będą więc polecenia osobiste.