4 wskazówki, jak skutecznie pracować i zarządzać firmą zdalnie?

Dziś wiele firm przechodzi na pracę zdalną. Ma to szereg zalet. Nie tylko pozwala optymalizować koszty utrzymania firmy czy oszczędzić czas na dojazdy, ale także daje niemal nieograniczone możliwości, np. możesz nawiązać współpracę ze świetnymi specjalistami z każdego zakątku kraju i świata. Oprócz tego, że daje wiele korzyści, praca zdalna często wymaga jednak podjęcia trudnych wyzwań i przede wszystkim dobrej organizacji. Poznaj nasze praktyczne wskazówki.

1. Ustal godziny pracy

Praca zdalna pozwala na wykonywanie obowiązków niemal o każdej porze dnia i nocy. Czy jednak w rzeczywistości takie rozwiązanie jest praktyczne? Nie każda branża na to pozwala. Wiele firm, które obsługują klientów, muszą pracować w określonym czasie. Poza tym praca w zupełnie niekontrolowanych godzinach to ogólnie niezbyt dobry pomysł, zarówno dla ciebie jako szefa, jak i pracowników.

Po pierwsze, jeśli będziesz pracować o dowolnej porze, może się okazać, że… pracujesz przez cały czas. Jesteś dostępny o różnych porach, więc pracownicy będę mieć poczucie, że mogą dzwonić do ciebie i w poniedziałek rano, i w sobotę wieczorem. Sprawi to, że możesz zapomnieć o życiu prywatnym, przestrzegają eksperci do spraw konsultingu.

Do drugie, jeśli jedni pracownicy lubią pracować w dzień, drudzy w nocy, nigdy nie znajdziecie czasu na komunikację i wspólne omówienie ważnych spraw. To czy, ktoś zaczyna o 7 czy o 10, nie ma większego znaczenia. Jednak ważne, by ustalić chociaż kilka godzin, które nakładają się na siebie, tak by wszyscy pracownicy byli dostępni w określonym momencie dnia.

2. Przygotuj plan dnia

Ta zasada łączy się z pierwszą. Z jednej strony praca w domu gwarantuje spokój. Nikt ze współpracowników nie rozprasza, nie prowadzi głośnych rozmów, nie zagaduje. Z drugiej praca zdalna wymaga większej organizacji.

Dlatego zaplanuj dokładnie rozkład dnia, np. wyznacz konkretny czas, gdy:

• odpowiadasz na maile

• masz call z całym zespołem, podczas którego omówicie najważniejsze sprawy

• możesz wykonać pracę indywidualną wymagającą skupienia i nie jesteś dostępny dla innych

Dzięki temu będziesz mógł lepiej wczuć się w to, co robisz i nie stracisz czasu, np. na odpowiadanie na wiadomości, które wcale nie są pilne.

Zbudujemy Ci stronę, która sprzedaje. Sprawdź jak >> 

3. Zadbaj o komunikację

W pracy zdalnej często problematyczne jest poczucie braku kontroli nad pracownikami. Nie jest tak łatwo dogadać wszystkie szczegóły i czuwać nad postępami pracy. Dlatego tak ważne jest jasne wyznaczanie zadań. Pracownicy muszą wiedzieć, czego od nich oczekujesz i co mają robić. Z jednej strony musisz mieć rękę na pulsie, co się dzieje w danym momencie, a z drugiej każdy pracownik powinien wiedzieć, jaką ma rolę i do kogo może się zgłosić w razie problemów.

Tak jak wcześniej zostało wspomniane, dobrym pomysłem jest wyznaczenie czasu na regularne spotkania w gronie wszystkich pracowników, np. przez Skype. Nawet krótki, półgodzinny call pozwoli dogadać szczegóły, podzielić zadania, zgłosić ewentualne problemy i monitorować postępy pracy.

Poza tym warto czasami zaplanować spotkanie na luzie. Gdy pracownicy nie widzą się na co dzień, nie mogą wspólnie wypić kawy, mają trudności ze zbudowaniem relacji. Zadbaj więc o miejsce, w którym wszyscy będą mogli wymieniać się tematami prywatnymi i po prostu lepiej się poznać, a nawet zaprzyjaźnić. Taką funkcję może spełnić grupowy czat na Slacku.

4. Wykorzystuj narzędzia

By dobrze zorganizować pracę, zarządzać zespołem i zadaniami, wykorzystaj dostępne narzędzia takie jak, np.:

• Work time

• Slack

• G Suite

• Team Viewer

• Evernote

• Asana

• Click Meeting

• Toggl

• Trello 

• Nozbe

• Google Docs 

• Flow

• Google Hangouts

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule, z jakich narzędzi warto korzystać.