Czy podczas wideokonferencji obowiązują zasady savoir-vivre? Tak! Zobacz, o czym koniecznie pamiętać

Spotkania za pośrednictwem wideokonferencji są coraz częściej obecne w biznesie. Często ich ranga dorównuje rzeczywistym negocjacjom z klientem czy partnerem biznesowym, innym razem mogą być wykorzystane np. w procesie rekrutacji nowych pracowników. Czy podczas takiego "spotkania" obowiązują zasady savoir-vivre? Okazuje się, że jest kilka punktów, o których powinieneś pamiętać, jeśli zamierzasz prowadzić lub uczestniczyć w wideokonferencji. Jakich?

Zadbaj o schludny strój

Home office nie zwalnia cię z obowiązku zadbania o własny wygląd. Mając w planach uczestnictwo w wideokonferencji, postaraj się wyglądać schludnie. Jeśli na co dzień w twojej pracy obowiązuje strój typu business casual - załóż koszulę i wygodne spodnie. Zrezygnuj z bluzy z kapturem i spodni od piżamy. Pamiętaj też, aby wysuszyć włosy, jeśli niedawno brałeś prysznic.

W twoim biurze obowiązuje dress code typu business professional a wideokonferencja ma odbyć się z ważnym klientem? W takiej sytuacji warto zadbać o to, by koszulę połączyć z wygodną marynarką. Pamiętaj też, aby założyć również dolną część ubioru. Mimo że kamera jej zazwyczaj nie obejmuje, może się zdarzyć, że w trakcie spotkania będziesz musiał wstać, by np. odebrać telefon lub oddalić się od komputera.

Zwróć uwagę na swoje otoczenie

Jeszcze przed rozpoczęciem spotkania, przemyśl miejsce, z którego będziesz brał w nim udział. Dobrze, by było ono nie tylko ergonomiczne i wygodne, ale również - aby twoja twarz była dobrze oświetlona. Najlepiej usiądź przodem do okna tak, byś był oświetlony światłem dziennym. Dzięki temu twoja mimika będzie widoczna, a to z kolei podkreśli twój przekaz werbalny.

Ustaw kamerę tak, aby uczestnicy wideokonferencji  widzieli obraz od czubka twojej głowy po środek klatki piersiowej. Nikt nie wymaga od ciebie, żebyś przed rozmową koniecznie sprzątał całe mieszkanie, ale zadbaj o to, by w tle nie było bałaganu. Mógłby on skutecznie odwracać uwagę od twojej twarzy i tego, co masz akurat do przekazania innym uczestnikom konferencji.

Chcesz zwiększyć ruch na stronie? Zbudować zaufanie klientów? Doradzimy Ci, jak to zrobić. Sprawdź>>

Przygotuj się do rozmowy

Wideokonferencja może być tak samo ważnym spotkaniem jak to, które odbywasz z klientem w biurze. Koniecznie się do niego przygotuj. Przy sobie miej niezbędne dane i potrzebne do prezentacji materiały. Nie ma sensu krzątać się po pokoju podczas spotkania - szanuj czas współpracowników. Bądź też punktualny - wideokonferencje, podobnie jak konferencje zazwyczaj są zaplanowane na konkretną godzinę. Po rozpoczęciu spotkania koniecznie przedstaw się uczestnikom, których nie znasz osobiście.

Pamiętaj też, aby wyciszyć telefon, wyłączyć telewizor oraz radio (jeśli znajdują się w tym samym pokoju) i zadbać o to, by podczas rozmowy nikt ci w niej nie przeszkadzał. Zrób wszystko, by konferencja mogła przebiegać w spokojnej atmosferze, a twoja uwaga była skupiona w 100% na tych, którzy poświęcają na nią czas.

Kontroluj gestykulację i patrz w kamerę

Gestykulacja nie jest niczym złym - w normalnej rozmowie jest wręcz pożądania, ponieważ ułatwia przekazywanie komunikatów. Podczas wideokonferencji widzimy jednak tylko część sylwetki nadawcy komunikatu, dlatego zbyt żywa gestykulacja może przeszkadzać. Zwróć uwagę, by twoje "machające" ręce nie były na pierwszym planie, postaraj się unikać zbyt ekspresywnego ich używania.

Gdy prowadzisz wideokonferencję, staraj się od czasu do czasu patrzeć w kamerę, a nie tylko na komputer lub w podgląd twojej osoby. Pomoże to uczestnikom spotkania bardziej się zaangażować. Patrzenie w dół lub w bok nie tylko utrudnia zrozumienie mówiącego, ale wygląda, jakby lekceważył on pozostałych uczestników konferencji.

Pamiętaj o funkcji mute

Jeśli narzędzie, z którego korzystasz podczas wideokonferencji, umożliwia swobodną konwersację, a w spotkaniu uczestniczy kilka osób, możesz wprowadzić zasadę, aby osoby, które w danej chwili się nie wypowiadają, przełączały się na funkcję mute, wyłączając mikrofon poprzez kliknięcie w odpowiednią ikonę. Dzięki temu będziesz lepiej słyszeć osobę wypowiadającą się w danym momencie.

Jeśli któryś z uczestników chce włączyć się do rozmowy, może to zrobić, włączając ponownie mikrofon na czas swojej wypowiedzi. Wiele narzędzi posiada również komunikatory, które umożliwiają korzystanie z chatu, na którym można np. zadawać na bieżąco pytania w formie pisemnej. Tutaj również warto pamiętać o funkcji mute - pisanie na klawiaturze będą bowiem słyszeć wszyscy uczestnicy spotkania. Organizujesz wideokonferencję samodzielnie? Zadbaj o to, by jej zasady były przejrzyste dla wszystkich uczestników.