Z jakich elementów składają się księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości, jest obligatoryjne dla przedsiębiorstw wymienionych w ustawie o rachunkowości (m.in. spółek handlowych). Ustawa ta określa jednocześnie, z jakich elementów muszą składać się księgi rachunkowe. Są to: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia, a niekiedy także wykaz aktywów i pasywów. Przyjrzyjmy się bliżej, co dokładnie zawierają księgi rachunkowe.

Dziennik i księga główna

W dzienniku znajdują się wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Co ważne, są one zapisywane chronologicznie, kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Jednocześnie sposób zapisu powinien umożliwiać jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi, które zostały sprawdzone i zatwierdzone, a jeśli dziennik prowadzony jest w formie elektronicznej, także dane osoby, która dokonała zapisów. Konta księgi głównej umożliwiają natomiast zastosowanie zasady podwójnego zapisu. Znajdują się tutaj dane zarejestrowane w dzienniku. Zapisy o zdarzeniach w księdze głównej również dokonywane są w kolejności chronologicznej.

Warto dodać, że z powodu skomplikowanego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zazwyczaj zajmują się tym wyspecjalizowane biura księgowe. W Łodzi jest to biuro rachunkowe ABM Consulting.

Księgi pomocnicze

W księdze pomocniczej znajdują się uszczegółowione i uzupełnione zapisy z księgi głównej. Księgi pomocnicze prowadzi się przede wszystkim dla rozrachunków z kontrahentami lub pracownikami (m.in. imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników), operacji sprzedaży i zakupów, a także operacji gotówkowych, w przypadku prowadzenia kasy. W księgach pomocniczych ksiąg rachunkowych znajdują się także informacje dotyczące kosztów, składników aktywów, środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych.

Zestawienia obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów (inwentarz)

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, na podstawie zapisów księgi głównej dokonuje się zestawienia obrotów i sald. Co ważne, obroty zestawienia muszą być zgodne z obrotami dziennika. W zestawieniu znajdują się salda kont oraz suma sald na dzień otwarcia ksiąg, obroty za okres sprawozdawczy, a także salda na zakończenie okresu sprawozdawczego.

Wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją jest niezbędny, jeśli jednostka nie prowadziła wcześniej ksiąg rachunkowych. W pozostałych przypadkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald, dlatego nie jest to stały element ksiąg rachunkowych.