Jak rozwiązywać spory, gdy nie działają sądy?

Rozmowa z Łukaszem Laskiem i Piotrem Golędzinowskim z praktyki postępowań sądowych i arbitrażowych o możliwościach pozasądowego rozwiązywania sporów, planowaniu na wypadek sporu i kosztownych pułapkach, których można uniknąć.

Redakcja: Jak to jest z tymi sądami? Działają czy nie? Było zapowiadane odmrożenie, bieg terminów procesowych został wznowiony 24 maja. Jak to właściwie wygląda?

Łukasz Lasek: Sądy zaczynają już działać, powoli ruszają rozprawy. Nowelizacja ustawy antykryzysowej wprowadziła możliwość prowadzenia posiedzeń zdalnych, więc jeżeli pozwolą na to możliwości techniczne, prawdopodobnie czekają nas posiedzenia zdalne, głównie w sprawach gospodarczych, co obaj odbieramy pozytywnie.

Najwyższy już czas na cyfrową transformację wymiaru sprawiedliwości. Wiele spraw o charakterze technicznym można z powodzeniem i bez żadnych ryzyk prowadzić online, oszczędzając wszystkim czasu i kosztów. Także większość spraw gospodarczych nadaje się do prowadzenia wirtualnie. Potwierdzają to pozytywne doświadczenia arbitrażu, a także innych jurysdykcji, które jeszcze przed pandemią prowadziły postępowania z formie wideokonferencji.

Oczywiście trzeba zachować ostrożność i nie wszystkie sprawy procedować w ten sposób. Może się okazać, że strony lub ich pełnomocnicy nie czują się z tym komfortowo. Może się także okazać, że przy przesłuchaniu określonych osób jest kluczowe i ważne, aby sąd miał możliwość bezpośredniego kontaktu. Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku prowadzenia online spraw rodzinnych i karnych. Zwłaszcza w sprawach karnych wirtualne rozprawy mogą budzić zastrzeżenia z perspektywy praw podstawowych. Problemem może być kontakt oskarżonych z obrońcą. Prowadzone na świecie badania sugerują też, że w sprawach prowadzonych online zapadają przeciętnie surowsze wyroki. To może oznaczać, że brak osobistego kontaktu sędziego z podsądnym powoduje brak empatii.

Trzeba jednak pamiętać, że zasypane sprawami sądy jeszcze przed pandemią działały dość wolno, zwłaszcza w dużych ośrodkach miejskich. Czas oczekiwania na rozpoznanie apelacji przed Sądem Apelacyjnym w Warszawie wynosił półtora roku. Teraz doszło do tego dwumiesięczne wstrzymanie prac sądu – one oczywiście były wstrzymane w zakresie wyznaczania posiedzeń i prowadzenia rozpraw, a sędziowie w dużej mierze pracowali na dokumentach, nadrabiając zaległości. Jednak dwa miesiące bez rozpraw w połączeniu ze spodziewaną liczbą sporów postpandemicznych niewątpliwie jeszcze bardziej zablokują sądy i spowodują, że te sprawy będą się toczyły jeszcze dłużej. Nasi koledzy przestrzegali na łamach codozasady.pl przed falą sporów postpandemicznych i sugerowali, co trzeba zrobić, aby „spłaszczyć krzywą”.

Dlatego warto zastanowić się nad odpowiednim planowaniem metod rozwiązywania sporów, o czym często się zapomina. Przedsiębiorcy w większości spraw mają możliwość, żeby to sobie odpowiednio zaplanować – albo na etapie podpisywania umowy, albo w momencie, gdy wydarzy się jakiś problem w relacji z kontrahentem czy współpracownikiem.

Czy to znaczy, że jeżeli mamy podpisaną z kimś umowę, która przewiduje, że spory z tej umowy mają być rozstrzygane przez sąd powszechny, to możemy do tej istniejącej umowy dopisać klauzulę, która ureguluje to inaczej?

Piotr Golędzinowski: W zasadzie strony mogą dowolnie uregulować, również po zawarciu umowy, sposób rozwiązywania sporów. Mogą jeszcze w umowie zawrzeć zapis na jakiś konkretny sąd, czyli klauzulę prorogacyjną, albo zapis na sąd polubowny. Mogą też zawrzeć taki zapis już po powstaniu sporu – to się wtedy nazywa kompromis. Oczywiście musi być spełniona odpowiednia forma, tzn. nie wystarczy się dogadać przez telefon, tylko trzeba uczynić zadość wymogom formalnym, ale nie ma problemu, żeby takie postanowienie strony zawarły następczo.

Ciekawe rozwiązanie wprowadzono z inicjatywy adwokatów w Szwecji i w Anglii. Jeżeli stronom zależy na szybkim rozpoznaniu sporu, a oczekiwanie na rozprawę z przyczyn obiektywnych się przedłuża, strony mogą przenieść swoją sprawę do arbitrażu już w trakcie postępowania sądowego. W tamtych jurysdykcjach bowiem też często czeka się na rozprawę około roku, różnica jest tylko taka, że sprawa jest załatwiona na jednej rozprawie, która toczy się jednym ciągiem tyle, ile potrzeba, a nie jest odraczana na trudny do przewidzenia okres.

Zaproponowane w Szwecji i Anglii rozwiązania obejmują przejęcie przez arbitrów wszystkich przeprowadzonych dowodów, tak żeby nie trzeba ich było przeprowadzać jeszcze raz. Dzięki temu sądy arbitrażowe mogą zaproponować znacznie mniejsze stawki za rozwiązanie sporu, gdyż arbitrzy będą wykonywać znacznie mniej czynności, jako że część czynności została już wykonana przez sąd.

Obawiam się jednak, że to rozwiązanie rzadko znajdzie zastosowanie w praktyce, bo zwykle któraś ze stron ma interes w tym, żeby spór pozostawał nierozstrzygnięty. W Polsce nie ma zresztą jeszcze takiej inicjatywy.

Jakie w ogóle są zalety pozasądowych metod rozwiązywania sporów – poza tym, że mogą być szybsze?

Łukasz Lasek: Przede wszystkim warto powiedzieć, że w większości spraw klauzula rozwiązywania sporów, na którą strony się umówią z reguły nie zmieni wyniku procesu, natomiast może pomóc dobrze go zaplanować.

Przede wszystkim dobrze zaplanowany proces rozwiązywania sporów może pozwolić stronom rozwiązać ich problem bez angażowania sądu czy arbitrażu. Dobrze zaplanowana formuła, która ten spór kanalizuje i systematyzuje, bardzo często pozwala stronom negocjować ugodę bez konieczności występowania z roszczeniem do sądu czy sądu arbitrażowego. Strony mogą sobie zaplanować całą ścieżkę, jaką powinny przejść, kiedy w ich relacji pojawi się problem. Taki protokół przedprocesowy jest ważny, gdyż przymusza strony do prowadzenia rozmów. A takie rozmowy bywają trudne, gdy strony pozostają w konflikcie. Strony mogą też zaplanować, że w rozwiązaniu tego problemu pomoże im na wczesnym etapie np. mediator – osoba neutralna, która będzie się spotykała ze stronami, dopytywała się, jakie są rzeczywiste problemy, starała się znaleźć jakieś ugodowe rozwiązanie. Z naszego doświadczenia wynika, że to działa. A w sporach postpandemicznych, gdzie obie strony doświadczają problemów i zakłóceń w działalności, może być jeszcze większe pole do znalezienia ugód właśnie w drodze negocjacji czy mediacji.

Natomiast jeżeli powstałego sporu nie uda się rozwiązać w drodze polubownej, która zawsze wiąże się z mniejszym stresem, krótszym, odformalizowanym postępowaniem i zdecydowanie niższymi kosztami, to wówczas strony mogą wybrać, przed jakim forum chcą rozstrzygnąć spór. I to może być np. przeniesienie sporu z Warszawy do Wrocławia albo do Radomia, gdzie sądy działają dużo szybciej. Jeżeli więc zależy nam na szybkości postępowania, to możemy rozwiązać spór w jakimś mniejszym ośrodku, gdzie tych sporów jest zasadniczo mniej i sądy działają szybciej.

Możemy się oczywiście umówić na arbitraż – krajowy albo międzynarodowy, administrowany np. przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), Londyński Sąd Międzynarodowego Arbitrażu (LSIA) czy Sztokholmską Izbę Handlową (SCC). Widzimy w praktyce, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na takie międzynarodowe centra arbitrażowe. To nie znaczy, że te spory będą rozstrzygane zawsze przez obcokrajowców, bo można się umówić, że spór będzie rozstrzygany zgodnie z regulaminem ICC i administrowany przez ICC, natomiast arbitrzy będą wybrani spośród polskich praktyków.

Możemy się też umówić, że nie chcemy iść do arbitrażu, tylko do sądu, ale niekoniecznie polskiego. W tej chwili możemy się umówić w zasadzie na jakikolwiek sąd na świecie. Powstaje coraz więcej tzw. międzynarodowych sądów gospodarczych – w Singapurze, w Rotterdamie, w Paryżu, w Brukseli. Postępowania przed nimi toczą się po angielsku, zgodnie z międzynarodową procedurą, a bardzo często w tych sądach zasiada międzynarodowe towarzystwo sędziowskie. Czyli to nie są np. sędziowie tylko i wyłącznie z Singapuru, tylko grupa doświadczonych praktyków z różnych jurysdykcji – i możemy się umówić na taki sąd.

Oczywiście rozstrzygnięcie sporu przez sąd w Singapurze albo przez międzynarodowy arbitraż w Sztokholmie z reguły będzie droższe niż rozstrzygnięcie sprawy przed polskim sądem, natomiast zaletą jest możliwość wyboru osób, które będą rozstrzygały spór. Jeżeli mamy wysoko specjalistyczny spór w branży energetycznej, możemy woleć, żeby taki spór rozstrzygały osoby z bogatym doświadczeniem w tego typu sprawach, a nie młody sędzia z wydziału gospodarczego, który obłożony jest gigantyczną liczbą drobnych spraw i nie ma czasu wgryźć się techniczne aspekty problemu.

Arbitraż w porównaniu z sądami krajowymi daje też dużą elastyczność, bo strony mają wpływ na procedurę. Mogą się umówić, jak to postępowanie arbitrażowe będzie się toczyło: jak szybko, w jakim języku, w jaki sposób, gdzie – i właściwie jedynym ograniczeniem jest konieczność zapewnienia równości stron i tego, żeby strony mogły przedstawić swoją sprawę arbitrom.

Podsumowując – dobrze zaplanowana klauzula, która systematyzuje spór na wstępnym etapie, pozwala stronom precyzyjnie określić, co jest sednem problemu, ułatwia podjęcie rozmów bez konieczności rozpoczynania drogiego postępowania, a jeżeli nie da się go uniknąć, reguluje prozaiczne, ale potencjalnie kosztowne kwestie, takie jak język postępowania. Jeśli wszystkie dokumenty są po polsku, to zapis, że postępowanie toczy się w języku angielskim, może niepotrzebnie wygenerować dodatkowe koszty związane z koniecznością tłumaczenia całej dokumentacji. Być może warto się wtedy umówić, że osobami, które będą rozstrzygały spór, będą arbitrzy mówiący i po polsku, i po angielsku. Trzeba więc zadbać o praktyczne kwestie, które nie wpłyną na samo rozstrzygnięcie, ale mogą znacznie przyspieszyć rozwiązanie sporu i zmniejszyć jego koszty.

Piotr Golędzinowski: W częstych obecnie sporach dotyczących zaburzonych łańcuchów dostaw niektóre alternatywne metody rozwiązywania sporów (ADR) dają też możliwość rozwiązywania sporów w innej konfiguracji podmiotowej niż zwykłe postępowanie sądowe. Można na przykład zaangażować w negocjacje albo mediacje uczestników takiego łańcucha dostaw z różnych poziomów i w toku jednych wielostronnych negocjacji lub mediacji rozwiązać spór, który mógłby wymagać przeprowadzenia pięciu postępowań sądowych.

ADR-y dają też możliwość takiego rozwiązania sporu, którego nie przewidują postępowania sądowe lub arbitrażowe. Czyli strony nie muszą np. umawiać się na to, że ktoś komuś zapłaci albo nie zapłaci. Można się umówić, że ktoś w zamian za zrzeczenie się roszczeń zrealizuje nową dostawę na lepszych warunkach. Albo np. strony wspólnie podejmą jakąś inicjatywę biznesową, na której jednemu podmiotowi zależy, a drugiemu zależy mniej, ale dla uniknięcia sporu jest gotów się zaangażować. Jest więc znacznie większa elastyczność w tym, jak dany spór będzie załatwiony i jak to się odbije na biznesie danego przedsiębiorcy.

Ale jak zacząć? Jeśli ktoś nie miał nigdy do czynienia z takimi instytucjami, tylko wyłącznie – i to niekoniecznie – z polskimi sądami powszechnymi, to skąd ma wiedzieć, czy lepiej się zwrócić do ICC, do mediatora czy gdzie indziej?

Łukasz Lasek: Najlepiej zapisać się na nasze webinarium, na którym to wszystko wyjaśnimy krok po kroku. Zwłaszcza że z doświadczenia wiemy, że przedsiębiorcy, negocjując umowę, bardzo rzadko decydują się w sposób poinformowany zawrzeć w niej klauzulę rozwiązywania sporów. A jeśli już takie klauzule znajdą się w umowie, to często na zasadzie tzw. sunset clauses, czyli klauzul, które są negocjowane na samym końcu negocjacji, gdy wszyscy są już zmęczeni i chcą pójść do domu, więc wpisuje się coś, co jest pod ręką, i niekoniecznie sprawdzi się w danej relacji gospodarczej. Tymczasem taka klauzula musi być dopasowana do charakteru danej relacji i do rodzaju sporów, które mogą z niej powstać. Nie powinno być tak, że w umowie np. na zakup okien znajdzie się zapis na zagraniczny sąd arbitrażowy, przed którym zainicjowanie sporu wielokrotnie przekroczyłoby wartość samych okien.

W sieci jest sporo materiałów dotyczących różnych metod rozwiązywania sporów. Międzynarodowe sądy gospodarcze czy centra arbitrażowe publikują poradniki, jak takie umowy przygotować, oraz standardowe klauzule, które najczęściej pojawiają się w umowach. Można więc sobie na to popatrzeć i dowiedzieć się, jak przebiega procedura, jakie są koszty, jakie są dobre praktyki. Natomiast zawsze polecamy, żeby skontaktować się z jakimś prawnikiem, który dopasuje taką klauzulę do konkretnego sporu i zaproponuje rozwiązanie szyte na miarę, a nie zdjęte z półki. Może podniesie to koszt zawarcia umowy, ale może oznaczać spore oszczędności w przypadku sporu. Może też uratować daną relację gospodarczą, bo jeżeli strony np. dzięki mediacji zdołają porozumieć się bez oddawania sprawy do sądu, to może być dobra inwestycja. Taka zresztą jest geneza arbitrażu kupieckiego – arbitraż nie powstał jako alternatywa dla sądowego sposobu rozwiązywania sporów, lecz jako instytucja społeczeństwa obywatelskiego, gdzie kupiec o najwyższym autorytecie pomagał pozostałym rozwiązać zatargi. Chodziło przy tym o rozwiązanie wzajemnych problemów w ten sposób, aby strony mogły dalej ze sobą współpracować.

Piotr Golędzinowski: Spora część sporów, z którymi się spotykamy, to są konflikty, których można byłoby uniknąć, gdyby zainwestować odrobinę więcej środków w uniknięcie sporu na wcześniejszym etapie.

Łukasz Lasek: Z praktyki wiemy też, że bardzo często spory sądowe czy arbitrażowe powstają dlatego, że strony, które są w sporze, nie potrafią ze sobą konstruktywnie i bez emocji porozmawiać. A bardzo często, jak sprawa trafia do sądu, to się okazuje, że problem można bardzo łatwo rozwiązać, tylko że strony zainwestowały już tyle środków w spór, że wcale do tego najprostszego rozwiązania nie dążą. A platforma typu mediacja czy kontraktowa próba wymuszenia negocjacji często pozwala dogadać się stronom, które są pełne emocji, i dlatego do tego namawiamy.

Zapraszamy na webinarium: Rozwiązywanie sporów w czasach pandemii – jak rozwiązać spór, gdy nie działają sądy?

Rozmawiała Justyna Zandberg-Malec

Autorzy: Łukasz Lasek, Piotr Golędzinowski