Jak efektywnie poprowadzić spotkanie?

Jak efektywnie poprowadzić spotkanie?

Spotkania w firmie pochłaniają czas. Zaczynając od dużych zebrań w salach konferencyjnych, a kończąc na małych spotkaniach biznesowych w cztery oczy – spędzamy na nich cenne godziny naszej pracy. Należy pamiętać, że spotkanie musi nieść za sobą wartość. Nie można marnować czasu – wszystkie działania powinny być produktywne. Dla menadżera, spotkanie z pracownikami, jest ważnym narzędziem zarządzania. Sprawdź, jak je poprowadzić.

Najważniejszy jest plan

Najpierw uszereguj tematy, które chcesz poruszyć na zebraniu. Pierwszeństwo powinny mieć te zagadnienia, które są najważniejsze. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której najbardziej palące tematy nie będą poruszone a te, z którymi można było poczekać, zostaną dokładnie omówione.

Skoro prowadzisz spotkanie, twoim zadaniem jest dopilnować, aby wszyscy rozmówcy trzymali się tematu. Każda poruszona kwestia musi zostać podsumowana oraz zamknięta. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego bałaganu, a wszyscy będą mieli  wyznaczone zadania i jasny obraz sytuacji.

Jak powinno przebiegać zebranie?

Nikt nie powinien przerywać trwającego spotkania. Jeżeli wiesz, że wśród zebranych osób znajdą się notoryczni spóźnialscy, możesz zastanowić się nad zamykaniem drzwi  zaraz po rozpoczęciu spotkania biznesowego. Możesz także rozpocząć spotkanie, nie czekając na spóźnione osoby. Takie działanie skutecznie oduczy spóźniania się.

Czas to pieniądz. Zadbaj, aby zaczynać i kończyć zebrania o ustalonym czasie. Każdy ma swoje obowiązki i harmonogram, którego musi się trzymać. Należy mieć to na uwadze.

Pamiętaj, że najbardziej efektywne są zebrania na stojąco. Dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędzisz dużo czasu. Wyjaśnij pracownikom, że wiesz, że mają oni dużo zajęć. Dlatego też, aby uszanować ich czas, proponujesz, aby spotkanie odbyło się na stojąco. Wszystkie kwestie zostaną szybko omówione, a pracownicy będą mogli wrócić do pracy bez zbędnej zwłoki.

Kto pyta, nie błądzi

Zebranie to okazja do pobudzenia intensywnego myślenia wśród wszystkich jego uczestników. Jesteś szefem i każdy cię słucha, ale nie możesz dopuścić do sytuacji, w której mówisz przez cały czas, a uczestnicy występują w roli biernych słuchaczy.

Kieruj się zasadą – lepiej jest słuchać i zdobyć wiedzę, której się nie miało niż mówić i niczego nowego się nie dowiedzieć. Nie przyzwyczajaj ludzi do niezabierania głosu. Ich głos jest ważny i po to zebrałeś grupę ludzi, aby dowiedzieć się, co oni myślą.

Sam również się rozwijaj. Nie zapominaj, że jako szef musisz dawać dobry przykład i być autorytetem dla podwładnych. Tylko tak spotkanie z pracownikami może być efektywne – jeżeli grupa ludzi chce z tobą współpracować i szanuje twoje kompetencje, to jest sukces. Zadbaj o rozwój. Możesz zapisać się na kursy. Dzięki nim zdobędziesz nową wiedzę i umiejętności.  Spotkania będą przebiegać sprawniej i owocniej.

Każde spotkanie ma swoją wymierzalną wartość

Pamiętaj, aby unikać zapraszania na spotkanie osób, tylko dlatego, że chcesz, żeby poczuli się oni ważni. Zaproś tylko te osoby, które rzeczywiście muszą wziąć w nim udział.

Pomyśl o zebraniu jak o inwestycji. Uczestniczyć w nim będą ludzie, którzy dostają daną kwotę za godzinę pracy. Zsumuj tę kwotę i będziesz wiedział, ile twoje spotkanie jest warte. Zastanów się, czy mógłbyś pozwolić sobie na wyrzucenie w błoto takiej sumy pieniędzy. Ten sposób myślenia pozwoli na wizualizacje kosztów i dobre zarządzanie czasem. Myśląc w ten sposób, zadbasz o to, aby twoje spotkanie było produktywne – będziesz mógł wyliczyć sobie jego wartość. 

Podziel się