Jak szef powinien przekazywać trudne decyzje?

Stanowcze komunikowanie podwładnym decyzji, które mogą budzić ich opór nie jest proste. Przekazanie informacji o dodatkowych obowiązkach, niewygodnej delegacji czy wreszcie – najtrudniejszej sprawie – zwolnieniu to nie lada wyzwanie. Przeczytaj, jak należy oznajmiać swoje postanowienia. Sprawdź, jak obronić swoją decyzję.

Jak przekazywać trudne decyzje?

Nie zapominaj, że żeby być dobrym szefem, należy zadbać o swój autorytet. Osoba, która zarządza zespołem, powinna nieustannie powiększać swoje kompetencje – wybierz się na kursy, które pomogą ci poszerzyć wiedzę. Oprócz wyrobionego autorytetu ważna jest także komunikacja z pracownikiem. Sposób, w jaki informujemy pracownika o swoich postanowieniach, musi być przemyślany i klarowny. Należy wyłączyć emocje i ułożyć schemat działania. Metodą prób i błędów można wyczuć, jaka forma komunikacji działa a nad czym należy jeszcze popracować. Warto wykorzystać poniższy schemat:

Najpierw nazwij cel spotkania

Wszelkie dygresje mogą rozproszyć i nadać rozmowie inny od pożądanego kształt. Nie zaczynaj tego typu konwersacji od pytania „Co słychać?”. Takie pytanie może sugerować, że rozmowa będzie miała charakter ogólny. Utrudni to i opóźni zakomunikowanie decyzji, która jest trudna dla obu stron.

Pokaż swoją ludzką twarz

Pamiętaj, że ujawnienie emocji może uchronić cię od negatywnych projekcji pracownika. Nie bój się pokazać swoich ludzkich cech. Jeżeli podwładny będzie postrzegał swojego szefa jako osobę sztywną i pozbawioną humoru, będzie przekonany, że nie ma on dobrych intencji i zapewne dba tylko o własne dobro. Zakomunikuj zatem swoją decyzję, nie bojąc się przyznać, że jest ona trudna także dla ciebie.

Wykonaj darmowy audyt strony i popraw jej widoczność w wyszukiwarce. Wykonaj teraz>>

Szybko przekaż decyzję

Określiłeś cel spotkania, zatem pracownik nie będzie narażony na frustrujące domysły. Im szybciej zakomunikujesz swoje postanowienia, tym lepiej. Nawet jeżeli decyzja, którą przekazujesz, nie jest do końca zgodna z twoim stanowiskiem, ale została narzucona przez centralę, a ty ją zaakceptowałeś – przedstaw to jako swoje stanowisko. Nie próbuj narzekać z pracownikiem na sytuacje. Jesteś odpowiedzialny za wdrożenie decyzji – musisz pokazać pracownikowi, że nie uciekasz przed swoją odpowiedzialnością.

Krótko uzasadnij postanowienia

Jesteś szefem. Twoim obowiązkiem jest dbać o dobro firmy oraz o twoje własne dobro. Twoja decyzja zawsze będzie subiektywna – nie da się tego uniknąć. Nazwij swoje interesy i motywy, które stoją u podstaw podjętej decyzji. Nie używaj sformułowania MY – w biznesie komunikat JA jest najważniejszy – skłania do współpracy oraz nazywa prawdziwe motywy. Bardzo trudno go zignorować.

Jak obronić swoją decyzję?

Jeżeli będziesz trzymał się podanego schematu, zakomunikowanie trudnej informacji będzie łatwiejsze. Możesz się jednak spotkać z presją ze strony pracownika. Jednym z najlepszych narzędzi, które pomogą ci w takiej sytuacji to metoda zdartej płyty.

Twórcą tego narzędzia z obszaru asertywności jest Manuel J. Smith. Metoda zdartej płyty będzie opierać się tu na dwóch punktach:

• powtarzaj ważne fragmenty wypowiedzi pracownika, z którym rozmawiasz;

• przypomnij swoją decyzję oraz krótkie uzasadnienie.

Dzięki temu pokażesz, że słuchasz swojego rozmówcę i rozumiesz jego problemy. Nie lekceważysz podwładnego, ale jednocześnie uświadomisz go, że twoja decyzja została już podjęta i jej nie cofniesz. Używaj tej techniki do momentu, kiedy przełożony uświadomi sobie, że żadne jego argumenty nie zmienią twojej decyzji. Dowodzenie ludźmi to nie jest proste zadanie – sprawdź, jak zarządzać zespołem z głową.