Zasady prowadzenia KPiR

Najczęściej wybieraną formą prowadzenia ewidencji księgowej przez wielu przedsiębiorców, a szczególnie tych małych, jest właśnie Księga Przychodów i Rozchodów. W KPiR ujmuje się wszystkie przychody oraz koszty związane z działalnością otrzymane lub poniesione w czasie jej prowadzenia. To właśnie dzięki KPiR wylicza się zobowiązania podatkowe. Jakie wobec tego są zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów? 

Dla kogo prowadzenie KPiR jest obowiązkowe?

Prowadzenie KPiR jest obowiązkiem dla:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych, spółek jawnych, spółek partnerskich, jeżeli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2.000.000 euro po przeliczeniu na PLN zgodnie z kursem NBP z pierwszego dnia, który uznaje się za roboczy, października poprzedniego roku.
• osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umowy zlecenia,
• osób duchownych, które zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
• osób, które zajmują się prowadzeniem produkcji rolnej (tylko jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi),
• armatorów zdefiniowanych w Ustawie o podatku tonażowym.

Zasady prowadzenia KPiR

Księgę można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej z użyciem różnych programów. Obecnie bardziej korzystne jest posługiwanie się wersją elektroniczną, ponieważ jest bardziej estetyczna i przejrzysta, dodatkowo nie poświęca się na nią tak dużo czasu jak w przypadku tradycyjnej. Natomiast prowadzenie KPiR za pomocą programów wymaga spełnienia kilku warunków, m.in. określenia na piśmie instrukcji obsługi programu komputerowego czy przechowywanie danych na nośnikach, które ochronią je przed zniszczeniem lub modyfikacją.  

KPiR powinna być prowadzona w sposób rzetelny oraz jasny. Dosłownie każdy przychód, jak i poniesiony koszt powinien być w niej ujęty w momencie jego uzyskania lub poniesienia. Wlicza się w to m.in.:

• sprzedaż usługi oraz towarów,
• pensje dla pracowników,
• opłaty za prąd, Internet itd.,
• zakupów materiałów i towarów handlowych,
• koszty szkoleń pracowniczych.

– KPiR jest przedstawiana w formie tabelarycznej z podziałem na kolumny. Księgowania należy dokonywać na podstawie posiadanych dokumentów, ujmując je w odpowiednim miejscu w tabeli. Pod koniec każdego miesiąca należy podsumować każdą kolumnę i wyliczyć na podstawie zdobytych danych wysokość zobowiązania podatkowego – tłumaczy przedstawiciel firmy Fispol.

Nie wymaga się, aby prowadzenie KPiR przeprowadzał wyłącznie właściciel danej firmy. Łatwiej będzie zlecić to osobie specjalizującej się w księgowaniu – to pozwoli uniknąć błędów i zaoszczędzić nerwów.