Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Spotkanie biznesowe, niezależnie od tego, czy jest to konferencja, szkolenie czy prezentacja powinno przebiegać w profesjonalnej atmosferze. Najważniejsze to zadbać o każdy szczegół, bo w spotkaniach tego typu każdy szczegół się liczy. Dowiedz się, jak zaplanować spotkanie biznesowe tak, żeby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i zwiększyć swoje szanse na udany biznes.

Jak zaplanować spotkanie biznesowe?

Organizacja spotkań biznesowych łączy się z wieloma decyzjami. Najważniejszy jest dobry plan. Zanim wyślesz zaproszenia i powiadomisz wszystkich o spotkaniu, rozpisz sobie najważniejsze punkty: zaplanuj przebieg spotkania, zdecyduj, kogo zaprosisz i ustal dokładnie sprawy organizacyjne. Przed spotkaniem:

• Zdefiniuj zarówno swoje cele, jak i cele twojego audytorium.

• Zdecyduj, kto ma przyjść na spotkanie.

• Ustal koszty spotkania.

• Zrób harmonogram.

• Przygotuj potrzebne sprzęty.

• Zastanów się nad poczęstunkiem.

Spotkanie biznesowe ma swoje zasady. Pamiętaj, że podstawową i najważniejszą kwestią jest wybór miejsca. Twoja decyzja będzie miała duży wpływ na wrażenie, jakie wywrzesz na uczestnikach. Wrażenie to może zadecydować o dalszych biznesowych relacjach.

Jakie miejsce wybrać na spotkanie biznesowe?

Jeżeli organizujesz spotkanie dla dużej liczby osób, warto wybrać miejsce poza siedzibą firmy. W takim przypadku sprawdzą się hotele i sale konferencyjne. Oferują one profesjonalne wsparcie i przystosowane są do tego typu spotkań. Odpowiednia przestrzeń to już połowa sukcesu.

Zadbaj o to, aby wybrane przez ciebie miejsce położone było w atrakcyjnej okolicy i żeby wszyscy uczestnicy spotkania biznesowego mieli do niego dobry dojazd.

Jak powinno przebiegać spotkanie?

Jako gospodarz wydarzenia powinieneś być na miejscu wcześniej i sprawdzić, czy wszystko działa prawidłowo. Postaraj się również wyznaczyć osobę – asystentkę, która będzie witać gości miłym uśmiechem, pomoże odnaleźć się w nowym miejscu oraz wydrukuje harmonogramy i rozda je gościom.

W zaproszeniu umieść numer do asystentki, żeby w razie problemów z dojazdem, goście mieli kontakt do osoby, która może pomóc wskazówkami i pokierować.

Chcesz zwiększyć ruch na stronie? Zbudować zaufanie klientów? Doradzimy Ci, jak to zrobić. Sprawdź>>

Ważne jest, żeby spotkanie zacząć punktualnie i nie czekać na spóźnione osoby – tego wymaga etykieta. Jeżeli sytuacja będzie tego wymagać przedstaw sobie gości. Jeżeli na spotkaniu będzie dużo osób, warto zainwestować w imienne plakietki. Ułatwi to komunikację i uchroni przed niezręcznymi sytuacjami.

Zacznij spotkanie od przedstawienia programu, celu oraz oczekiwanego wyniku. Zakończ podsumowaniem tego, co zostało omówione i jakie ustalenia padły.

Jak się ubrać na spotkanie biznesowe?

Badania pokazują, że mamy siedem sekund, żeby zrobić dobre pierwsze wrażenie. Staranne ubranie świadczy o kulturze osobistej i nastawieniu do pracy. Każda firma ma swój własny kod ubioru.

Istnieje etykieta spotkania biznesowego. W firmie prawniczej i w instytucjach finansowych obowiązuje kod formalny – dla kobiet będzie to kostium, a dla mężczyzn biała koszula i garnitur. Trochę luźniejszy kod biznesowy, czyli sukienki o klasycznych kolorach i sportowa marynarka dla panów będą odpowiednie w środowiskach akademickich i handlu detalicznym. Kod swobodny to kod firm kreatywnych, związanych z mediami, architekturą. Tutaj można pozwolić sobie na większą swobodę, jeżeli chodzi o fasony i kolory.

Spotkanie biznesowe nie jest trudne do zorganizowania. Należy pamiętać, aby zadbać o najistotniejsze punkty. Najważniejsze jest, żeby spotkanie zakończyło się jakąś konkluzją. Dzięki temu uczestnicy nie będą mieli poczucia zmarnowanego czasu. Udane spotkania biznesowe to te, które motywują pracowników do pracy i pozostawiają po sobie dobre wrażenie wśród partnerów biznesowych.