Jakie są zasady funkcjonowania fundacji?

Prowadzenie fundacji wiąże się z przestrzeganiem szeregu zasad. By organizacja funkcjonowała sprawnie, musi wykonywać swoje działania zgodnie z wcześniej przyjętym statutem. Należy ustalić, kto podejmuje decyzje oraz za co jej odpowiedzialny. Dowiedz się, kto kontroluje i nadzoruje fundacje. Przeczytaj, o czym należy pamiętać przy ich prowadzeniu. 

Czy działania są zgodne ze statutem?

Jedną z najważniejszych zasad w każdej fundacji jest trzymanie się zapisów zawartych w statucie. Działania powinny być wykonywane zgodnie z tym, co zostało wcześniej ustalone. Dotyczy to przede wszystkim obszarów, w jakim fundacja realizuje swoje cele, a także zapisów związanych z majątkiem, sposobem podejmowania decyzji czy kompetencjami poszczególnych członków zarządu.

Kto jest osobą decyzyjną?

O tym, kto podejmuje ostateczne decyzje, decydują zapisy zawarte w statucie fundacji. W zależności od początkowych ustaleń osobami decyzyjnymi mogą być wszyscy członkowie zarządu, wybrane osoby bądź prezes.

Zarząd podejmuje decyzje poprzez podpisywanie uchwał. Uchwały muszą być archiwizowane, ponieważ stanowią ważne dokumenty dla organizacji. Przechowywane powinny być też dokumenty księgowe, umowy oraz protokoły ze spotkań członków zarządu, podczas których zapadają ważne dla organizacji decyzje. Protokoły powinny zawierać listę obecności oraz podpisy. Jeśli fundacja ma swój regulamin, również powinien być on archiwizowany i dostępny do wglądu.

Kto jest odpowiedzialny za działania fundacji?

Do zadań zarządu należy nie tylko podejmowanie decyzji (jeśli takie są zapisy statutu), ale także kierowanie i reprezentowanie fundacji. Członkowie odpowiedzialni są za podpisywanie umów, organizację zatrudnienia czy finansów. Kwestię odpowiedzialności należy doprecyzować w statucie. W razie wątpliwości skorzystaj z porad firm oferujących usługi konsultingu.

Jeśli organizacja się zadłuży, wówczas za długi odpowiada własnym majątkiem lub majątkiem zarządu. W przypadku fundacji nie ma obowiązku prowadzenia wewnętrznej kontroli. W tym celu można powołać komisję rewizyjną lub taki nadzór może sprawować rada fundacji.

KRS, NIP, REGON, czyli jak sprawdzić fundację?

Na co dzień fundacja posługuje się skróconym odpisem z KRS, który jest obowiązkowo dołączany do zawieranych umów. W wyszukiwarce podmiotów Krajowego Rejestru Sądowego można znaleźć wybraną organizację, zapoznać się z jej danymi oraz pobrać odpis. Warto zaznaczyć, że wydrukowany odpis ma moc urzędową. Podczas rejestracji w KRS fundacji zostają nadane NIP oraz REGON. Jeśli fundacja zmieni swoje dane, np. adres, musi zgłosić taką informację do KRS poprzez specjalny formularz.

Sprawdź, jak wypromować firmę na lokalnym rynku >>>

Czy fundacja ma swoją siedzibę i konto bankowe?

Fundacja musi mieć swoją siedzibę, ale nie musi mieć lokalu, czyli publicznie dostępnego miejsca, w którym prowadzi działalność. Do określenia siedziby wystarczy nazwa miejscowości. Obowiązkowe jest posiadanie adresu korespondencyjnego oraz miejsca, w którym przechowywane będą wszelkie dokumenty księgowe, uchwały, umowy, protokoły itd. Często zdarza się, że instytucje samorządowe udostępniają swoje lokale za darmo.

Fundacja powinna mieć swoje konto bankowe. Jest to niezbędne do otrzymania NIP-u. Konto bankowe jest również potrzebne, jeśli staramy się o dotacje lub wsparcie od darczyńców.

Kto przeprowadza kontrolę i sprawuje nadzór?

Kontrolowanie fundacji polega na weryfikacji, czy jej działania są wykonywane zgodnie z prawem. W obszarze finansów kontrolę mogą sprawować sponsor lub urząd przyznający dotację. Opłacanie podatków kontroluje urząd skarbowy, natomiast to, w jakim zakresie wydatkowane są pieniądze publiczne, sprawdzają regionalne izby obrachunkowe oraz NIK. Odpowiedzialność za kontrolę warunków zatrudnienia ponosi Państwowa Inspekcja Pracy.

Nadzór ma charakter bardziej inwazyjny. Oprócz kontroli organ nadzorujący może ingerować w działania fundacji w kwestii ich legalności. Takie prawo mają organy administracji publicznej, sąd oraz wskazany w statucie fundacji minister.

Kto zajmuje się księgowością?

Fundacje podobnie jak wszystkie organizacje pozarządowe mają obowiązek prowadzenia księgowości. Więcej szczegółów na ten temat dowiesz się z artykułu, jak prowadzić księgowość fundacji.

Źródło: ngo.pl