5 skutecznych metod zarządzania czasem, które ułatwią pracę

Coraz więcej osób pracuje zdalnie. Praca w domu ma bowiem wiele zalet. Przede wszystkim jest wygodna, ale żeby była efektywna, musi być dobrze zaplanowana. Czy w ciągu dnia przeszkadzają Ci rozpraszacze? Nie odczuwasz satysfakcji z załatwienia pilnej sprawy? Z pozoru wykonanie błahego zadania ciągnie się w nieskończoność? Bez względu na to, czy pracujesz na home office, czy w biurze, to kluczem jest dobra organizacja. Poznaj 5 prostych metod zarządzania czasem.

1. Metoda małych kroków, czyli metoda plasterków salami albo sera szwajcarskiego

Zasada z pozoru wydaje się oczywista, ale koniecznie trzeba o niej wspomnieć. Żadnego większego, a tym bardziej skomplikowanego projektu nie wykonasz w jeden dzień. Podziel więc duże zadania niczym salami na mniejsze plasterki i wykonuj krok po kroku.

Od razu poczujesz się lepiej, bo każdego dnia będziesz mieć satysfakcję z małego sukcesu i żaden problem Cię nie przytłoczy. Im plasterki będą cieńsze, tym zadanie wykonasz szybciej i z mniejszym wysiłkiem. Metoda salami zakłada, by jedno zadanie wynikało z drugiego, wtedy praca pójdzie jeszcze sprawniej.

Jeśli od salami wolisz ser, możesz wypróbować metodę sera szwajcarskiego. Tu również obszerny projekt dzielisz na mniejsze części, nie skupiasz się jednak na kolejności wykonywania. Poszczególne zadania nie muszą być między sobą powiązane. Po prostu bierzesz dowolny kawałek i masz o jeden problem mniej, a praca posuwa się naprzód.   

Więcej o zarządzaniu czasem przeczytasz tutaj. Kliknij i sprawdź, jak działać efektywnie. 

2. Metoda ABC

Jeśli chcesz postawić na jeszcze lepszą organizację, nie tylko dziel zadania na mniejsze, ale także nadawaj im priorytety, radzą doradcy. Przydzielaj zadania do kategorii według metody ABC – od najważniejszych, do najmniej istotnych. Dokładny podział wygląda tak:

A: bardzo ważne zadania – stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają aż 65% wydajności,

B: ważne zadania (ale nie kluczowe) – stanowią 20% wszystkich zadań i dają tyle samo wydajności,

C: mało ważne zadania – stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają tylko 15% wydajności.

Zaczynaj więc dzień od tego najważniejszego (i często najtrudniejszego) zadania. Szybciej będziesz mieć je z głowy. Warto wspomnieć, że metoda ABC opiera się na zasadzie 80/20.

3. Technika Pareto, czyli zasada 80/20

Zasada 80/20 została opisana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Według jego badań okazało się, że 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% ludności. Regułę tę ekonomista przełożył również do działania biznesu – stwierdził, że tylko 20% produktów przynosi firmie aż 80% zysku, a jedynie 20% informacji wpływa na podejmowanie 80% decyzji.

Jak zasada 80/20 ma się do zarządzania czasem? Wniosek jest prosty, tak naprawdę tylko 20% tego, co robisz, ma znaczenie! Nie ma więc sensu podkręcanie tempa i robienie więcej oraz szybciej. Kluczem jest dokładne określenie priorytetów i skupienie się na rzeczach istotnych. Tylko 20% obowiązków przynosi aż 80% rezultatów. Na resztę nie ma sensu marnować zbyt dużo czasu i energii.

Chcesz zwiększyć ruch na stronie? Zbudować zaufanie klientów? Doradzimy Ci, jak to zrobić. Sprawdź>>

4. Technika Pomodoro

Wielogodzinny i intensywny wysiłek intelektualny potrafi zmęczyć. Czy można jednak pracować efektywnie przez kilka godzin bez przerwy? Podczas pracy (szczególnie zdalnej) mamy przecież wokół mnóstwo rozpraszaczy, które odciągają uwagę, a zarazem pomagają chociaż na chwilę się zrelaksować. Jak to wszystko połączyć?

Zgodnie z techniką Pomodoro praca powinna przebiegać niczym ćwiczenia interwałowe. Lubisz w ten sposób spalać kalorie na siłowni? Z pewnością polubisz metodę wymyśloną przez Francesco Cirillo. Zakłada ona 25 minut intensywnej pracy i 5 minut przerwy. Co musisz zrobić?

• Sporządź listę zadań i posortuj według priorytetów.
• Włącz czasomierz na 25 minut i skup się wyłącznie na pracy.
• Gdy czas minie, zakończ zadanie. Jeśli jest skończone – brawo! Jeśli nie – powróć do niego później. Jeśli w połowie zakładanego czasu załatwiłeś daną sprawę, od razu przejdź do kolejnej, by łączny okres skupienia wynosił dokładnie 25 minut.
• Teraz czas na 5 minut przerwy.
• Następnie rozpocznij nowe zadanie lub powróć do wcześniejszego.

Kolejna dobra wiadomość – po wykonaniu 4 zadań możesz zrobić sobie dłuższą przerwę 15/30-minutową.

5. Zasada Parkinsona

A na koniec zasada wymyślona w połowie XX wieku przez angielskiego historyka Cyrila Parkinsona. Czy nie zdarzyło Ci się robić coś na ostatnią chwilę? Z pewnością nie raz spotkała Cię taka sytuacja. Według prawa Parkinsona im więcej czasu mamy na jakieś zadanie, tym dłużej je robimy. Jeżeli wyznaczysz sobie 2 godziny na zadanie, zajmie Ci ono prawdopodobnie właśnie 2 godziny. Jeśli na to samo zadanie dasz sobie więcej, np. 5 godzin, będziesz z nim zwlekać i zrobisz je w jak najpóźniejszym terminie. 

Chcesz zwiększyć efektywność swojej pracy? Poznaj skuteczne techniki zapamiętywania i przekonaj się, jak jak trenować pamięć. Mnemotechnikę warto wprowadzić również do codziennego życia i wykorzystywać jej niezwykłe atuty.