Bloki czasowe i bloki tematyczne – jak je wykorzystać podczas planowania dnia?

Zastanawiasz się, jak zwiększyć efektywność swojej pracy? Próbowałeś już różnych metod, ale żadna z nich nie zadziałała? Wypróbuj planowanie pracy w blokach czasowych i tematycznych. Dzięki temu oszczędzisz swój czas, łatwiej zaplanujesz zadania na cały miesiąc i zwiększysz jakość swojej pracy. Przeczytaj, na czym polega ten sposób planowania.

Czym jest blok czasowy?

Blok czasowy to, mówiąc najogólniej, czas, jaki przeznaczamy na wykonanie określonego zadania. Podstawowym blokiem czasowym, jaki znamy, jest czas pracy. Podczas wykonywania obowiązków zawodowych pracujemy najczęściej w określonym czasie i wtedy mamy do wykonania wyznaczone zadania.

Z kolei blok tematyczny to po prostu czas, który przeznaczamy na wykonanie zadań o określonej tematyce. Może nim być pisanie artykułów, odpowiadanie na wiadomości czy robienie zdjęć na firmowe media społecznościowe.

Do jakich zadań możemy stosować bloki czasowe i tematyczne?

• do dużych projektów, które można podzielić na etapy, bloki,

• do zadań, co do których mamy jasność, ile czasu mogą zabrać,

• do drobnych obowiązków, które zajmują moment, a które można zrobić łącznie w jednym bloku.

Zbudujemy Ci stronę. Sprawdź jak >>>

Zalety planowania z wykorzystaniem bloków czasowych

Pracując w blokach, pozwalasz umysłowi skupić się na konkretnym zadaniu

Jeśli ustalisz, że od 10 do 11 lub w konkretny dzień będziesz pracował nad firmowym blogiem, już wcześniej wiesz, co musisz zrobić w tym konkretnym okresie. Nie musisz wtedy martwić się o księgowość, odpisywanie na maile czy wiadomości na Facebooku. Twój mózg nie przełącza się z zadania na zadanie, a Ty możesz zaangażować się w projekt i pracować w skupieniu.

Pracując w blokach, oszczędzasz czas

Dlaczego? Ponieważ już wcześniej wiesz, co będziesz robić danego dnia! Robisz zdjęcia na Instagram? Nie musisz rozstawiać lamp i kompletować rekwizytów 5 razy w tygodniu, jeśli raz w tygodniu masz zaplanowany taki blok tematyczny. Wówczas do zdjęć przygotowujesz się tylko raz, robisz ich więcej jednego dnia, a potem korzystasz z tego, co zrobiłeś!

Praca w blokach pomaga zaplanować zadania na cały tydzień/miesiąc

System pracy oparty na konkretnych blokach czasowych lub tematycznych sprawia, że wiesz, jakie konkretne zadania wykonujesz w dany dzień tygodnia, w danych godzinach. W ten sposób praca w blokach oszczędza Twój czas, który zmarnowałbyś na przeskakiwanie z zadania na zadanie. Pomaga też szybciej i sprawniej podejmować decyzje. Wspiera mówienie „tak" i „nie” odpowiednim sprawom w odpowiednim czasie.

Praca w blokach wpływa na jakość twojej pracy

Dzięki pracy w blokach nie musisz pracować „na kolanie”. Masz czas na skupienie się na jednym temacie i zadbanie o niego całościowo. Tworząc coś na „już” nie masz czasu i przestrzeni na bycie kreatywnym. Ważniejsze jest wtedy wykonanie pracy, a nie zadbanie o to, by była ona zrobiona jak najlepiej.

Praca w blokach ułatwia delegowanie zadań

Wiedząc, jakie zadania przypadają na jaki dzień w tygodniu, możesz umówić się z asystentką na konkretne wsparcie lub poprosić o nie swojego współpracownika. Na przykład – wiesz, że w czwartek będziesz pisać newsletter, dlatego w środę możesz zachęcić do pomocy w przygotowaniu szablonów, na podstawie których będziesz tworzyć.

Czy praca w blokach czasowych jest dla każdego?

Jeśli jesteś perfekcjonistą, pewnie minie trochę czasu zanim się z tym systemem polubisz. Praca w blokach ma mnóstwo zalet, ale trzeba też wybaczyć jej pewne irytujące aspekty.

Wdrożenie w ten system wymaga również czasu. Musisz pogodzić się z tym, że jakąś część czasu przeznaczonego na pracę nad bieżączką od tej pory przeznaczasz na to, co ważne. Czasem może to oznaczać oddelegowanie pewnych zadań, a czasem zrobienie sobie od niektórych z nich przerwy.

Pamiętaj, że praca w blokach nie jest działaniem od A do Z. Jeśli jesteś osobą, która pracuje tak, aby za jednym podejściem wykonać różne zadania składające się na dany projekt to najprawdopodobniej działasz w sposób tradycyjny i praca w blokach może nie być dla ciebie. Zawsze jednak warto spróbować!

Sprawdź też, czym jest deep work.