Jak wygląda kontrola w firmie?

Przed tobą kontrola, a ty nie masz pojęcia, na co się przygotować? Dowiedz się, jak wygląda kontrola przedsiębiorcy i jakie dokumenty są sprawdzane. Przeczytaj, co jeszcze podlega weryfikacji i odpowiednio się przygotuj. Sprawdź, ile kontroli w roku może mieć przedsiębiorca i jaki jest maksymalny czas ich trwania. Przeczytaj, co warto wiedzieć.

Jakie dokumenty są kontrolowane?

Podczas kontroli w firmie obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest przedstawienie dokumentów rejestracyjnych jego firmy. Należą do nich dokumenty potwierdzające wpis do CEIDG, nadanie numeru NIP i REGON. W zależności od zakresu kontroli podatnik może zostać poproszony o przedstawienie innych dokumentów. Warto pamiętać, że dokumentację podatkową należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym odbywa się termin płatności wybranego zobowiązania.

Jeśli samodzielnie prowadzisz księgowość, do twoich obowiązków należy archiwizowanie wszystkich dokumentów i ksiąg podatkowych w miejscu wykonywania działalności albo w siedzibie firmy. Jeśli twoimi sprawami zajmuje się księgowa, to na prośbę kontrolerów powinna być ona w stanie udostępnić wymagane dokumenty. W zależności od formy opodatkowania mogą to być różnego rodzaju ewidencje i rejestry prowadzone dla celów podatkowych. W razie pytań skorzystaj z porady radcy prawnego.

Co jeszcze podlega kontroli?

Obowiązkiem czynnych podatników oraz tych, którzy są zwolnieni z opłacania podatku VAT, jest prowadzenie ewidencji sprzedaży. Kontrolerzy bez względu na formę opodatkowania w czasie kontroli finansowej mogą poprosić o przedstawienie miesięcznych lub dobowych raportów z kasy fiskalnej. Tak jak pozostałe dokumenty, również dokumenty z kasy fiskalnej należy przechowywać przez 5 lat. Dodatkowo kontrolerzy mogą zweryfikować nienaruszalność kasy, co oznacza sprawdzenie plomby oraz to, czy przy każdej sprzedaży wydawany jest paragon.

Deklaracje podatkowe mogą zostać zweryfikowane, jeśli osoby kontrolujące mają odpowiednie upoważnienie. Przedsiębiorcy opłacający podatek VAT powinni przygotować deklaracje VAT-7 lub VAT-K oraz mieć potwierdzenie, że złożyli je w urzędzie skarbowym. Również w przypadku deklaracji podatkowych na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek ich archiwizacji przez okres 5 lat.

Pamiętaj, że sama kontrola również musi być udokumentowana. Należy archiwizować zarówno upoważnienia i protokoły, jak i samą książkę kontroli, która może być sporządzona w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej, wpisów dokonuje kontrolujący, a w przypadku elektronicznej ten obowiązek spoczywa na przedsiębiorcy.

Dowiedz się, jakie uprawnienia mają kontrolerzy.

Zbudujemy Ci stronę, która sprzedaje. Sprawdź jak.>> 

Czas trwa kontroli – ile kontroli w roku może mieć przedsiębiorca?

Przepisy nie wskazują dokładnie, jaka może być maksymalna liczba kontroli przeprowadzanych w ciągu roku. Roczny limit liczy się oddzielnie dla każdego organu.

Jeśli chodzi o czas przeprowadzania kontroli, to jest on szczegółowo określony. Kontrola skarbowa w mikroprzedsiębiorstwach nie może trwać dłużej niż 12 dni roboczych, natomiast w przypadku mniejszych przedsiębiorców – 18 dni.

Zakończenie kontroli podatkowej powinno odbyć się bez opóźnienia i w terminie określonym w upoważnieniu. Jeśli doszłoby do przedłużenia czynności, osoba wykonująca kontrolę musi o tym fakcie poinformować przedsiębiorcę, koniecznie na piśmie i wskazując konkretne przyczyny. Dodatkowo musi zawrzeć informację o nowym terminie zakończenia.

Poza tym warto mieć na uwadze, czy kontrola przebiega w zakresie podanym w zawiadomieniu. Jeszcze przed wydaniem decyzji przez organ kontrolujący podatnik ma siedem dni na wypowiedzenie się w sprawnie wyniku kontroli.

Przeczytaj, jakie prawa przysługują podczas kontroli.