Czym jest wirtualne biuro – jak to działa i ile kosztuje?

Wirtualne biuro zapewnia adres firmowy oraz oferuje obsługę korespondencji. Często zdarza się, że udostępnia nawet przestrzeń do organizowania spotkań. Dzięki temu możesz zaoszczędzić czas i pieniądze – nie musisz mieć własnego lokum, dojeżdżać do niego codziennie, ani zatrudniać pracowników do obsługi biurowej. Swoją pracę możesz wykonywać w domu lub w każdym innym miejscu, w którym masz dostęp do sieci. Przeczytaj, czy warto skorzystać z usług wirtualnego biura i ile to kosztuje.

Zalety wirtualnego biura – jak to działa?

Na wstępie warto odpowiedzieć na często stawiane pytanie – czy wirtualne biuro jest legalne? Oczywiście, że tak, działalność takiego biura jest zgodna z obecnymi przepisami, a na rynku znajdziesz szeroki wybór ofert z różnych miast Polski.

Przykładowo mieszkasz w małej miejscowości, pracujesz zdalnie i chciałbyś, by Twoja firma miała adres warszawski czy krakowski? Wystarczy, że skorzystasz z oferty odpowiedniej firmy, która zapewnia usługi wirtualnego biura w Warszawie, Krakowie, Poznaniu czy innym większym mieście.

Adres w prestiżowej lokalizacji

Po pierwsze, wirtualne biuro zapewnia adres wykorzystywany do rejestracji firmy. Możesz posługiwać się nim na swojej stronie internetowej, materiałach promocyjnych czy podawać go swoim partnerom biznesowym. To duże ułatwienie, ponieważ nie musisz wykorzystywać adresu domowego, a dodatkowo możesz zadbać o wizerunek firmy. Z pewnością adres w centrum Wrocławia czy Łodzi zrobi lepsze wrażenie na kontrahentach i klientach niż nieznana nazwa ulicy i miejscowości. Dobra lokalizacja podkreśla prestiż firmy i efektownie prezentuje się na firmowej witrynie.

Zbudujemy Ci stronę, która sprzedaje. Sprawdź jak>>

Obsługa firmowej korespondencji

Kolejna ważna usługa to możliwości obsługi korespondencji przez wirtualne biuro. To duże ułatwienie, ponieważ firmowe przesyłki i listy nie będą zalegać w Twojej domowej skrzynce, a Ty nie musisz oczekiwać na kuriera czy iść na pocztę.

I tutaj istotna uwaga: koniecznie szukaj wirtualnych biur, które gwarantują powiadamianie o poczcie w ciągu 24 h. Taki zapis powinien znaleźć się w umowie. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że przegapisz ważną wiadomość z urzędu i nie zdołasz odpowiedzieć na nią w wyznaczonym terminie.

Wiele wirtualnych biur zapewnia w ofercie skanowanie przychodzącej dokumentacji. To również wygodna opcja i zwykle określona w umowie liczba skanów jest darmowa.

Profesjonalna przestrzeń na spotkania biznesowe

Jeśli nie chcesz spotykać się z klientami czy partnerami biznesowymi w domu lub kawiarni, oferta wirtualnego biura to rozwiązanie dla Ciebie. Na ryku znajdziesz firmy, które zapewniają przestrzeń do organizacji spotkań czy nawet wynajem większych sal konferencyjnych – zwykle dostępne są one na godziny po wcześniejszej rezerwacji. Profesjonalne biura zapewniają także obsługę, co z pewnością wywrze pozytywne wrażenie na klientach.

Wirtualne biuro – czy to rozwiązanie dla Ciebie?

Zastanawiasz się, czy skorzystanie z usług wirtualnego biura to dobry pomysł? Tak, jeśli:

• jesteś przedsiębiorcą i działasz zdalnie,

• pracujesz na etacie, ale chcesz prowadzić własny biznes „po godzinach”,

• prowadzisz sklep internetowy, jesteś freelancerem, copywriterem, zajmujesz się marketingiem lub każdym innym zajęciem, które wymaga do pracy jedynie dostępu do komputera,

• mieszkasz za granicą, ale chcesz prowadzić biznes w Polsce z polskim adresem,

• chcesz otworzyć oddział w innym mieście i pragniesz dotrzeć do okolicznych klientów.

Wówczas skorzystanie z wirtualnego biura ułatwi obsługę korespondencji, a przede wszystkim zyskasz adres dla swojej firmy.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Ceny za usługi wirtualnego biura oscylują w granicach 200 zł za miesiąc, ale na rynku znajdziesz również tańsze oferty za 100-70 zł. Zwykle niższe ceny dotyczą opłaty z góry za pakiet roczny, wyższe kwoty wychodzą za opłaty miesięczne. Umowę w większości przypadków można rozwiązać z miesięcznym wyprzedzeniem, a wiele ofert zapewnia np. 30-dniowy okres próbny.

Eksperci odradzają korzystanie z usług mniejszych biur, które nie gwarantują stabilizacji i nie mogą pochwalić się doświadczeniem. Adres firmy to podstawa, a jego zmiana generuje koszty i wpływa negatywnie na wizerunek. Ponadto w tańszym abonamencie możemy spodziewać się gorszej jakości obsługi. 

Przeczytaj również, kim jest wirtualna asystentka.